Data Governance: Un Marco Clave para la Gestión y Seguridad de la Información

Data Governance es un marco de gestión integral que abarca todas las medidas que garantizan que los datos de una empresa sean confiables, seguros, privados y accesibles. Este marco incluye todas las acciones que deben realizar los usuarios, los procedimientos que deben seguir y la tecnología que deben implementar durante todo el ciclo de vida de los datos (creación, almacenamiento, uso, archivo y eliminación). A principios de los años 2000, con el aumento de la digitalización, las empresas comenzaron a acumular grandes cantidades de datos, lo que trajo consigo una necesidad urgente de regulación y estructuración para su correcta utilización. Como respuesta a éstas necesidades, surgió el concepto de Data Governance, y leyes como la Ley Sarbanes-Oxley, que obligó a las organizaciones a cumplir con estándares de integridad y seguridad de la información.

Esta ley fue aprobada en 2002 y estableció normas para garantizar la transparencia y la responsabilidad en la gestión de datos de empresas públicas de Estados Unidos. Uno de sus aspectos clave fué (y es) la obligación de mantener registros precisos y confiables. Esto llevó a las organizaciones a implementar sistemas de Gobernanza de Datos para asegurar el cumplimiento de ésta ley, y la calidad e integridad de la información financiera. A partir de entonces, la Gobernanza de Datos se convirtió en un componente esencial de la gestión empresarial, ya que garantizaba que los datos sean un activo valioso y confiable para la toma de decisiones, en lugar de ser un factor de riesgo.

A partir de la ley, vinieron otras regulaciones que promovieron la Gobernanza de Datos en distintos sectores y países. En Europa, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR por sus siglas en inglés) estableció normas estrictas para la protección de la privacidad y la seguridad de los datos personales, impulsando la adopción de políticas y tecnologías de gobernanza de datos en empresas de todo el mundo. En Argentina, la Ley de Protección de Datos Personales (Ley 25.326) regula la recopilación, almacenamiento y tratamiento de datos personales, garantizando la privacidad y estableciendo sanciones para el incumplimiento.

Hoy por hoy, cumplir con las regulaciones y normativas es solo uno de los beneficios que aporta implementar un marco de Gobernanza de Datos. Al hacerlo, las organizaciones pueden mejorar la calidad y la integridad de la información, reducir los riesgos de seguridad y privacidad, y aumentar la eficiencia en sus procesos y operaciones diarias. Además, la Gobernanza de Datos permite a las empresas aprovechar al máximo el valor de sus datos, convirtiéndolos en un activo estratégico

Un programa de Gobernanza de Datos se basa en áreas técnicas y estratégicas que aseguran su eficacia y escalabilidad a largo plazo. Entre las más importantes, surgen:

• Políticas y Normativas: Establecen las reglas y procedimientos para el manejo de datos, incluyendo la clasificación, el acceso, la privacidad y la seguridad. Estas políticas deben ser claras, actualizadas y comunicadas a todos los empleados para garantizar su cumplimiento.
• Calidad de Datos: Ésta área controla y asegura que los datos estén actualizados y libres de errores, crucial para todo el proceso de toma de decisiones.
• Seguridad y Privacidad: Establece la protección contra los accesos no autorizados, manteniendo la información segura y cumpliendo con regulaciones y leyes de cada país.
• Uso de Metadatos: Los Metadatos son datos que describen otros datos, como por el ejemplo su origen, formato y uso. Su uso hace que los datos sean fácilmente identificables y utilizables, mediante sistemas de catalogación y clasificación.
• Integración de Datos: Asegura que los datos de múltiples orígenes se puedan combinar y utilizar en conjunto sin inconsistencias.
• Business Intelligence: Facilita el análisis y permite que los datos se conviertan en herramientas para la toma de decisiones.

Para cada una de éstas áreas y procesos existen técnicas, softwares y herramientas que facilitan su implementación y control.

La Gobernanza de Datos encuentra aplicaciones en sectores diversos. En el sector salud, permite un manejo adecuado de la información de los pacientes, protegiendo su confidencialidad y garantizando que solo el personal autorizado tenga acceso a la información correcta en el momento adecuado. En el sector retail, ayuda a la planificación de inventarios y el análisis del comportamiento del cliente, permitiendo que las empresas desarrollen estrategias de mercado mejor fundamentadas.

Su implementación no solo implica seleccionar herramientas y establecer políticas, sino también adaptar su nivel de centralización o descentralización según las necesidades de cada organización. Las estructuras de gobernanza varían desde modelos centralizados, donde un equipo especializado se encarga de todas las decisiones de datos, hasta modelos federados, que permiten a cada unidad empresarial manejar sus propios datos con ciertas normas generales. Este equilibrio es clave para que los datos sean accesibles sin sacrificar su seguridad y coherencia.

Una empresa que quiera comenzar a orquestar un marco de gobernanza debería seguir una serie de pasos fundamentales para establecer una estructura sólida, asegurando la calidad, seguridad y un uso estratégico de su información.

• 1. Definir Objetivos Estratégicos: Identificar cómo la gobernanza de datos puede apoyar los objetivos empresariales específicos, asegurando que el programa esté alineado con las prioridades estratégicas y no opere como un proyecto aislado. Involucrar a líderes y departamentos clave para definir el valor de los datos en la toma de decisiones y en la optimización de procesos.
<>2. Asignar un Equipo: Designar un Chief Data Officer (CDO) que lidere el programa a nivel organizacional. Formar un equipo que incluya roles como Data Stewards, responsables de la calidad y uso adecuado de los datos, Data Owners, responsables de gestionar el ciclo de vida de los datos, Data Custodians, encargados de la infraestructura y seguridad técnica de los datos, y el de Data Architect, diseñadores de la estructura de datos. Cada uno de éstos roles tiene responsabilidades específicas en la gestión y en la implementación de las políticas de gobernanza que establezca la empresa. No siempre es necesario contar con tantos roles, pero es importante que cada uno de ellos esté representado en el equipo.
• 3. Evaluar el Estado de los Datos: Realizar una auditoría de los datos existentes para conocer su estado de calidad, accesibilidad y seguridad. Documentar las fuentes de datos, los sistemas y procesos actuales, y las áreas donde es necesario mejorar la calidad y la integración.
• 4. Definir Políticas y Normas de Uso de Datos: Establecer políticas de manejo, almacenamiento, acceso y privacidad de datos, incluyendo la clasificación de datos (públicos, sensibles, confidenciales), normas para la integración y compartición de datos, y medidas de seguridad y privacidad según normativas relevantes. Comunicar estas políticas a todos los niveles de la organización.
• Implementar Software Adecuado: Seleccionar y configurar herramientas de calidad, seguridad y gestión de datos que se adapten a las necesidades de la empresa. Estas herramientas pueden incluir sistemas de gestión de bases de datos, software de calidad de datos, herramientas de análisis y visualización, y plataformas de gobernanza de datos que faciliten la implementación y el control de las políticas establecidas. Contar con un presupuesto adecuado para la implementación de éstas herramientas es fundamental para el éxito del programa.
• Programas de Capacitación Interna: Implementar un plan de capacitación para todos los empleados, enfocándose en la importancia de la calidad de datos y en el uso correcto de las políticas de seguridad. Proporcionar recursos y formación continua para que los equipos se mantengan actualizados sobre prácticas y herramientas de gobernanza de datos.
• Monitorear y Auditar: Implementar indicadores de rendimiento (KPIs) para evaluar la calidad, la integridad y el cumplimiento de los datos de acuerdo con las políticas establecidas. Programar auditorías periódicas y revisiones para verificar el cumplimiento y ajustar las políticas y procedimientos cuando sea necesario.
• Fomentar una Cultura de Datos: Promover una cultura de datos en la que todos los empleados comprendan el valor de los datos y la importancia de su manejo responsable. Incentivar el uso de los datos en la toma de decisiones y crear un ambiente donde el respeto por la calidad y seguridad de los datos sea una prioridad compartida.
• Iterar y Mejorar el Programa: Revisar regularmente el marco de gobernanza para identificar mejoras y ajustar las políticas y herramientas según las necesidades cambiantes del negocio y las nuevas normativas de cumplimiento. Realizar ajustes basados en los resultados de las auditorías y el feedback de los equipos, asegurando una mejora continua y adaptabilidad del programa.

Al seguir estos pasos y mantener un enfoque proactivo en la gestión de sus datos, las organizaciones pueden garantizar que sean un activo valioso y confiable, que respalde la toma de decisiones y la innovación en todos los niveles.

La Gobernanza de Datos no solo es una práctica esencial para cumplir con regulaciones y normativas, sino que también es un pilar fundamental para la transformación digital y la competitividad en un mercado cada vez más orientado por los datos. Se ha convertido en un paso clave para cualquier organización que busque adaptarse a las exigencias del mercado moderno. Con un marco de gestión de datos bien definido, las empresas no solo cumplen con regulaciones de privacidad y seguridad, sino que también maximizan el valor de su información, promoviendo una cultura de toma de decisiones basada en datos precisos y confiables. Además, al equilibrar el acceso con el control de la información, se evita la proliferación de sistemas aislados y se fomenta la integración entre diferentes áreas de negocio.

En un mundo donde aproximadamente el 90% de los datos se crearon en los últimos dos años, implementar una cultura de gobernanza de datos se vuelve cada vez más crítico para quienes buscan mantenerse competitivos y relevantes en un entorno digital en constante evolución.

De ésta manera finalizamos nuestro artículo sobre Data Governance y la importancia de adaptarse a un mundo donde los datos son el recurso más valioso. Te esperamos el próximo Domingo para que leas un próximo artículo sobre Data Analytics, Desarrollo Web, Artificial, Diseño Gráfico, Toma de Decisión y Filosofía!